Ação de Auto Follow-Up na AI de Texto

O que é o Auto Follow-Up na Conversation AI?

O Auto Follow-Up é uma ferramenta inteligente de automação dentro da Avantto Conversation AI que detecta quando um contato some, fica inativo ou pede um retorno para depois, e então agenda e envia mensagens de follow-up automaticamente. Usando IA, o sistema reconhece situações comuns de saída da conversa, como quando alguém diz que está ocupado, pede um horário específico para retorno ou simplesmente não responde e garante que seus leads continuem engajados sem precisar de intervenção manual.

Principais benefícios do Auto Follow-Up

O Auto Follow-Up traz várias vantagens focadas no usuário que ajudam a facilitar a comunicação e turbinar seus resultados.

• Reduz o trabalho manual automatizando recados de acompanhamento, liberando o tempo do seu time.

• Aumenta o engajamento com mensagens personalizadas e no tempo certo, mantendo as conversas vivas.

• Evita perder leads garantindo que ninguém seja esquecido ou fique sem resposta.

• Permite mensagens customizadas pra você usar follow-ups com IA ou criar os seus próprios.

• Integra com workflows pra marcar contatos, atribuir conversas ou avisar usuários quando precisar.

• Respeita o horário comercial, só enviando follow-ups no período que você definir.

• Troca de canal dinamicamente pra garantir que a mensagem chegue (ex.: de Live Chat para SMS).

• Mostra tudo pra você: todos os follow-ups agendados aparecem no painel de Informações da Resposta.

Como Configurar o Auto Follow-Up no Conversation AI

Configurar direitinho o Auto Follow-Up garante que seu bot do Conversation AI consiga reengajar os leads de forma eficiente e de acordo com as necessidades do seu negócio. Siga esses passos pra ativar e ajustar o Auto Follow-Up:

Observação: não acione outro acompanhamento por meio de um fluxo de trabalho, pois isso quebra a lógica de acompanhamento.

Passo 1: Acesse o Bot do Conversation AI

1. Faça login na sua conta da Avantto.

2. No menu da esquerda, clica em AI Agents.

3. Seleciona Conversation AI.
   
   

   

   
   
   

4. Escolhe uma dessas opções:
   
   

   1. Criar um novo bot. (Segue este guia pra configurar um novo bot: Setting Up Conversation AI)
      

      

      
      
      

   2. Clica nos três pontinhos do lado do nome de um bot já criado e depois em Editar.
      

      

Passo 2: Abrir Objetivos do Bot

1. Dentro do bot selecionado, clica em Bot Goals no menu de cima

2. Desce até achar Set Up Your Actions.

3. Nessa seção, clica em Auto Followup.
   
   

   

Passo 3: Ativar Cenários de Follow-Up

Cada cenário de follow-up define quando o bot deve enviar novos follow-ups. O Avantto atualmente suporta 3 cenários principais:

Cenário 1: Contato Parou de Responder

1. Ative o botão Ativar cenário.

2. Agora você pode adicionar até 5 sequências de acompanhamento para essa condição.

3. Para cada sequência:
   

   • Defina o tempo de espera em horas, dias ou minutos.

   • Escolha Deixe a IA Enviar a Mensagem (Gerar mensagens contextuais automaticamente com base na conversa).

   • Ou, desative e digite uma Mensagem personalizada manualmente.

   • Dispare um Workflow (Opcional) : Ative se quiser disparar um workflow já existente e selecione ele na lista.
     

4. Clique no botão + Adicionar acompanhamento para adicionar uma nova sequência.

Cenário 2: Contato marcado como ocupado

1. Ative o botão Habilitar cenário.

2. Agora você pode adicionar até 5 sequências de acompanhamento pra essa condição.

3. Repita os mesmos passos de configuração acima:
   

   • Defina tempo de atraso

   • Escolha Mensagem gerada por IA ou Mensagem personalizada

   • Atribua um Workflow de disparo (opcional)

Cenário 3: Contato pediu um retorno

1. Ative o botão Ativar cenário.

2. Agora dá pra adicionar até 5 sequências de acompanhamento pra essa condição.

3. Repita o mesmo processo:
   

   • Defina tempo de espera (A primeira sequência pra esse cenário vai ser pré-definida de acordo com o pedido do contato)

   • Escolha Gerado por IA ou Personalizada mensagem

   • Atribua um gatilho Workflow (opcional)

Passo 4: Configurações de Follow-Up

Para melhorar o engajamento e respeitar as preferências de horário, configure estas opções avançadas:

A. Definir Horário de Trabalho do Follow-Up

1. Clique em Follow-Up Settings.

2. Ative o botão Working Hours.

3. Defina os horários específicos em que as mensagens de acompanhamento devem ser enviadas (ex: 9h – 18h).

4. Se desativado, as mensagens serão enviadas independente do horário.

5. Clique em Save.

Observação: esta configuração se aplica SOMENTE a mensagens de acompanhamento, não às conversas principais do agente de IA.

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B. Ativa a Troca Dinâmica de Canal

1. Clique em Configurações de Follow-Up. 

2. Ative Mudança Dinâmica de Canal.

3. Isso permite que a IA troque automaticamente para outro canal disponível se o original ficar inativo.
   

   • Por exemplo, se o contato não responder no Live Chat, o bot pode fazer o follow-up por SMS, Facebook Messenger, Instagram, ou WhatsApp, dependendo dos canais disponíveis.
     
     

4. Clique em Salvar.

Passo 5: Salve suas configurações de Follow-Up

1. Por fim, clica no botão global Salvar pra confirmar e ativar as Ações de Follow-Up pro bot.

Detecção inteligente de cenários de saída

O Auto Follow-Up usa IA pra reconhecer quando o contato não tá mais engajado, tá ocupado ou pede pra falar depois, garantindo que nenhuma oportunidade escape.

• Detecta quando um contato para de responder depois de um tempo definido.

• Identifica respostas de “estou ocupado” (ex: “tô dirigindo”).

• Reconhece pedidos pra retornar em um horário específico e agenda direitinho.

Troca Dinâmica de Canal

Pra ter mais engajamento, o Auto Follow-Up pode trocar de canal se o contato não responder, te ajudando a achar onde ele tem mais chance de responder.

• Troca do Live Chat pra SMS se o chat ficar inativo e tiver um número de telefone disponível.

• Em plataformas como Facebook, Instagram ou WhatsApp, troca pra SMS se não responderem em 24 horas.

• Essa função é opcional e pode ser desativada.

Visibilidade Total nas Infos da Resposta da IA

Todos os acompanhamentos agendados aparecem no painel de Infos da Resposta, dando total transparência e controle sobre o seu contato automático.

• Acompanhe fácil quais acompanhamentos estão pendentes e por quê.

• Fique por dentro de toda comunicação automatizada.

Perguntas Frequentes

P: O que acontece se um contato responder antes do acompanhamento agendado?

O cronograma de acompanhamento é automaticamente reiniciado e nenhuma mensagem de acompanhamento será enviada para essa conversa.

P: Posso personalizar as mensagens de acompanhamento enviadas pelo bot?

Sim, você pode usar mensagens geradas por IA ou escrever suas próprias mensagens de acompanhamento.

P: Quais canais o Auto Follow-Up suporta para mandar mensagens?

O Auto Follow-Up funciona no Live Chat, SMS, Facebook, Instagram e WhatsApp, com troca dinâmica de canal quando precisar.

P: Como evito que meus contatos fiquem sobrecarregados com os follow-ups?

Use intervalos de tempo realistas entre as mensagens e evite mandar muitos follow-ups em pouco tempo para garantir uma experiência legal pro usuário.

P: Onde posso ver todos os follow-ups agendados?

Todos os follow-ups agendados aparecem no painel de Informações da Resposta, assim você vê tudo que está rolando.

P: O que acontece se o bot ficar inativo?

Nenhuma mensagem de acompanhamento será enviada se o bot estiver inativo.